«Sto guadagnando?» è la domanda che ogni titolare si fa, e quasi sempre la risposta arriva dal commercialista a primavera, per l’anno prima. Troppo tardi per cambiare qualcosa. Eppure c’è un numero che te lo dice ogni sera, guardando i coperti: il punto di pareggio, cioè quanti coperti al giorno ti servono per pagare tutte le spese. Si calcola in tre passi, con numeri che hai già.
Passo 1: i costi fissi, portati al mese
I costi fissi sono quelli che paghi anche se non entra nessuno: affitto, personale fisso, bollette, commercialista, assicurazioni, canoni (il gestionale, la musica, il POS), rate di finanziamenti e leasing, manutenzioni, TARI, pubblicità. Il trucco è portarli tutti allo stesso periodo: il bimestre della luce diviso due, l’assicurazione annuale diviso dodici, la TARI diviso dodici. Molti dimenticano proprio le spese annuali, e poi a dicembre «non tornano i conti».
Nella trattoria di esempio che uso nei miei kit i costi fissi, personale compreso, fanno 29.318 € al mese. Non è una cifra piccola, ed è normale: in un locale con sei o sette persone il personale è più della metà dei costi fissi.
Passo 2: quanto lascia ogni coperto
Lo scontrino medio è l’incasso diviso i coperti. Nell’esempio è 29 €, che senza IVA (al 10%) diventano 26,36 €. Da questi togli quello che ogni coperto si porta via: le materie prime (il food cost, diciamo il 30%, cioè 7,91 €) e i costi variabili, quelli che crescono con i coperti: commissioni sulle carte, tovagliato, detersivi, qualche rottura. Resta il margine per coperto: nell’esempio 17,40 €. Sono i soldi con cui paghi i costi fissi.
Passo 3: il pareggio
Costi fissi del mese diviso margine per coperto: 29.318 / 17,40 = 1.685 coperti al mese. Diviso i giorni di apertura (26 nell’esempio): 65 coperti al giorno. Sotto i 65 perdi, sopra guadagni. È il numero da tenere in testa quando guardi la sala alle nove di sera.
C’è un secondo numero, più onesto: i coperti per pagare anche te. Se vuoi che il locale ti lasci 3.300 € al mese, li aggiungi ai costi fissi e il pareggio sale: nell’esempio da 65 a 72 coperti al giorno. Tanti titolari lavorano al pareggio «senza di sé» e scoprono a fine anno di aver lavorato gratis.
Cosa cambia se…
Il bello del pareggio è che si può provare prima di decidere. Sempre con l’esempio:
- Scontrino medio da 29 a 31 € (un dolce o un calice in più, un prezzo ritoccato): il pareggio scende da 65 a 61 coperti al giorno. Due euro di scontrino valgono quattro coperti.
- Food cost dal 30 al 28% (acquisti fatti meglio, meno sprechi): 62 coperti al giorno.
- Aprire anche il lunedì: i coperti al giorno scendono a 61, perché le spese fisse si spalmano su più giorni, ma nel mese ne servono 120 in più. Ha senso solo se il lunedì davvero li fai, e con il personale che costa.
Mese per mese: dove si perde
Il pareggio medio nasconde le stagioni. Nell’esempio, a gennaio la trattoria fa 55 coperti al giorno ma gliene servivano 70 (d’inverno i coperti scendono e i costi fissi no): −5.425 €. Febbraio: 60 contro 69, −3.569 €. Marzo: 68 contro 64, finalmente in utile. Da aprile a settembre si recupera. A gennaio il personale pesa il 51,8% dell’incasso: è lì che bisogna decidere, a ottobre e non a febbraio, con che squadra fare l’inverno.
Per questo il conto va rifatto ogni mese con i numeri veri: giorni di apertura, coperti, incasso, acquisti e personale. Sono numeri che hai già: in cassa, nelle fatture, nel cedolino del consulente del lavoro. Mezz’ora a fine mese.
Gli errori più comuni
- Dimenticare le spese annuali o bimestrali.
- Contare il proprio stipendio come zero.
- Ragionare sull’incasso con l’IVA dentro: il 10% non è tuo.
- Guardare solo la media dell’anno e non i mesi.
- Confondere il pareggio con il bilancio: il pareggio è prima delle tasse e senza ammortamenti, serve a decidere, non a dichiarare. Il bilancio resta del commercialista.
Cosa fare con il numero
Scriverlo sulla porta della cucina. Quando sai che ti servono 65 coperti, ogni serata ha un senso: il martedì da 40 non è «andata così», è un meno che va recuperato il sabato. E ogni decisione, dal menu ai turni all’apertura del lunedì, si prova prima sul foglio e poi in sala.
Il kit
Kit Conti del locale: Il foglio che ti dice i coperti che ti servono, e com’è andato il mese
Costi fissi portati al mese, punto di pareggio in coperti al giorno con la tabella «E se…?», mese per mese con risultato ed esito, conto economico dei dodici mesi e riepilogo dell’anno con il grafico. Scrivi incasso, coperti, acquisti e personale a fine mese: il resto si calcola da solo. Funziona con Excel e Google Fogli. 29 €, pagamento unico; i quattro kit insieme 79 €.
Se preferisci che i conti li faccia io, sul tuo menu e con i tuoi numeri, c’è la consulenza da remoto: la prima videochiamata è gratuita.