Dopo le materie prime, il personale è la seconda voce di costo di un ristorante. Spesso la prima. Ed è quella su cui si ragiona meno con i numeri: si assume quando «non ce la facciamo», si taglia quando «non ci sono i soldi», e in mezzo si va a sensazione. Il risultato è la frase che sento più spesso: «i conti non tornano, ma non so dove». Quasi sempre è lì.
Il numero da guardare
Il costo del personale sull’incasso: quanto ti costa lo staff, diviso quanto incassi senza IVA. Attenzione a due cose. La prima: il costo è quello aziendale, non il netto in busta paga: contributi, TFR, tredicesima, ferie. Te lo dà il consulente del lavoro, ed è sempre più alto di quello che pensi. La seconda: l’incasso è senza IVA, perché il 10% non è tuo.
Quanto deve essere? Dipende dal locale: un asporto o una pizzeria stanno bassi, un ristorante con servizio al tavolo sta più alto. Come riferimento, un locale con servizio lavora bene tra il 25 e il 35%; sopra il 35-40% fa fatica a stare in piedi, soprattutto se anche il food cost è alto. Nella trattoria di esempio dei miei kit la settimana chiude al 31,6%, con un obiettivo del 30%: sembra vicino, ma guardando giorno per giorno la storia cambia.
Giorno per giorno, non a fine mese
La media della settimana nasconde tutto. Nell’esempio, il martedì il personale costa il 60,5% dell’incasso: a pranzo ci sono sei persone per venti coperti, 3,3 coperti a testa. Il sabato sera ognuno ne serve più di 14, e il costo scende al 26%. La domenica al 19%. Il problema non è «troppo personale»: è troppo personale il martedì a pranzo e, probabilmente, troppo poco il sabato sera, quando il servizio rallenta e i tavoli girano meno.
Per vederlo bastano due numeri per servizio: le persone in turno e i coperti fatti. Il rapporto coperti per persona è l’indicatore più semplice che esista, e lo capisce chiunque in cucina e in sala.
Le ore: chi fa troppo, chi fa poco
Il secondo posto dove si nascondono i soldi sono le ore. Nell’esempio lo chef è a 45,5 ore su 40 di contratto: cinque ore e mezza in più, che costano come straordinario. La cameriera part-time è a 18 ore su 24: sei ore pagate senza turno, 87 € in una settimana, che in un anno sono più di 4.000 €. Non serve tagliare nessuno: serve spostare le ore dove servono, dal martedì a pranzo al sabato sera, da chi ne fa troppe a chi ne fa poche.
I riposi
Un turno fatto bene rispetta i riposi, e non solo per legge: chi chiude la cena del venerdì all’una e attacca il sabato alle 9:30 ha dormito poco, e lo paghi tu il sabato sera. Nell’esempio il foglio segna in rosso ogni riposo sotto le 11 ore tra due turni e ogni settimana senza un giorno libero. Per le regole del tuo contratto fa fede il consulente del lavoro, ma il buon senso è lo stesso ovunque.
Come fare i turni con i numeri
- I coperti previsti accanto alla griglia. Prenotazioni, meteo, eventi in zona, la stessa settimana dell’anno scorso: una previsione anche grossolana è meglio di «come sempre».
- I turni tipo con un codice. P per il pranzo, C per la cena, R per il riposo: orari e pause scritti una volta. Poi la settimana si compila in dieci minuti.
- Il turno spezzato fatto bene. Pranzo e cena nello stesso giorno vanno bene se in mezzo c’è un vero stacco e se nei giorni di picco non resta nessuno scoperto.
- Il part-time sui picchi. Il sabato sera non si copre assumendo una persona a tempo pieno che poi il martedì guarda la sala vuota.
- Una persona, due ruoli. Chi sa stare al bar e in sala, chi sa fare i primi e i secondi, vale il doppio nei turni.
- Alta e bassa stagione. Due griglie, non una: d’inverno i coperti scendono e il personale deve seguire, altrimenti gennaio lo paghi (nell’esempio, a gennaio il personale pesa il 51,8% dell’incasso).
Il foglio da appendere
Una cosa a parte: la griglia con i costi è tua, quella con gli orari è del personale. Il foglio appeso in cucina ha i nomi e gli orari scritti per esteso e niente costi. Sembra una banalità, ma è il motivo per cui tanti titolari fanno i turni a mano su due fogli diversi, e poi uno dei due resta sempre indietro.
Il kit
Kit Turni e personale: Il foglio per fare i turni e vedere quanto pesano
Le persone con contratto e costo orario, i turni tipo con un codice, la griglia della settimana con ore e costo calcolati da soli, gli avvisi su ore in più, ore pagate senza turno e riposi corti, il foglio da appendere, la copertura ora per ora e il costo del personale sull’incasso giorno per giorno. Funziona con Excel e Google Fogli. 29 €, pagamento unico; i quattro kit insieme 79 €.
Se preferisci che i conti li faccia io, sul tuo menu e con i tuoi numeri, c’è la consulenza da remoto: la prima videochiamata è gratuita.